5 SAI LẦM KHIẾN CHI PHÍ SỰ KIỆN “ĐỘI GIÁ” KHÔNG KIỂM SOÁT

5 SAI LẦM KHIẾN CHI PHÍ SỰ KIỆN “ĐỘI GIÁ” KHÔNG KIỂM SOÁT
Trong quá trình tổ chức sự kiện, rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng chi phí phát sinh liên tục, vượt xa ngân sách ban đầu. Điều đáng nói là phần lớn những khoản “đội giá” này đều đến từ những sai lầm hoàn toàn có thể tránh được.

Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện, đừng bỏ qua những “điểm mù” dưới đây 

• NỘI DUNG CHÍNH
• 5 SAI LẦM KHIẾN CHI PHÍ SỰ KIỆN “ĐỘI GIÁ” KHÔNG KIỂM SOÁT
• ❌ 1. Lập ngân sách sơ sài ngay từ đầu
• ❌ 2. Thay đổi kịch bản sát ngày tổ chức
• ❌ 3. Chọn nhà cung cấp chỉ vì giá rẻ
• ❌ 4. Không có phương án dự phòng
• ❌ 5. Thiếu người kiểm soát chi phí tại hiện trường
• ✅ KẾT LUẬN
• ???? THÔNG TIN LIÊN HỆ

5 SAI LẦM KHIẾN CHI PHÍ SỰ KIỆN “ĐỘI GIÁ” KHÔNG KIỂM SOÁT

Trong quá trình tổ chức sự kiện, rất nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng chi phí phát sinh liên tục, vượt xa ngân sách ban đầu. Điều đáng nói là phần lớn những khoản “đội giá” này đều đến từ những sai lầm hoàn toàn có thể tránh được.

Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện, đừng bỏ qua những “điểm mù” dưới đây ????

Xem thêm: Vì sao thuê âm thanh ánh sáng giá rẻ lại dễ “tiền mất tật mang”?
 

❌ 1. Lập ngân sách sơ sài ngay từ đầu

Đây là sai lầm phổ biến nhất khiến mọi thứ nhanh chóng vượt tầm kiểm soát.

Nhiều đơn vị chỉ ước lượng tổng chi phí mà không chia nhỏ từng hạng mục như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự, truyền thông,...

???? Hậu quả:

• Không kiểm soát được dòng tiền
• Dễ phát sinh các khoản chi “không tên”
• Thiếu ngân sách cho các hạng mục quan trọng

???? Giải pháp: Luôn lập ngân sách chi tiết và có quỹ dự phòng ít nhất 10–15%.

❌ 2. Thay đổi kịch bản sát ngày tổ chức

Một thay đổi nhỏ về concept, timeline hay hạng mục cũng có thể kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh.

???? Ví dụ:

• Thay đổi sân khấu → phải thiết kế lại backdrop
• Thêm tiết mục → tăng chi phí nhân sự, âm thanh, ánh sáng

???? Hậu quả:

• Chi phí tăng nhanh chóng
• Áp lực tiến độ khiến giá dịch vụ bị “đẩy cao”

???? Giải pháp: Chốt kịch bản càng sớm càng tốt và hạn chế thay đổi vào phút chót.

❌ 3. Chọn nhà cung cấp chỉ vì giá rẻ

“Giá rẻ” không đồng nghĩa với “tiết kiệm”.

Nhiều trường hợp chọn đơn vị giá thấp nhưng:

• Thiết bị kém chất lượng
• Thi công thiếu chuyên nghiệp
• Phát sinh thêm chi phí sửa chữa, bổ sung

???? Hậu quả:

• Tổng chi phí cuối cùng còn cao hơn dự kiến
• Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện

???? Giải pháp: Ưu tiên đơn vị uy tín, báo giá minh bạch và hợp đồng rõ ràng.

❌ 4. Không có phương án dự phòng

Sự kiện luôn tiềm ẩn rủi ro: thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật, thay đổi nhân sự,...

Nếu không có kế hoạch dự phòng, bạn sẽ phải xử lý gấp với chi phí cao hơn bình thường.

???? Hậu quả:

• Phát sinh chi phí ngoài kiểm soát
• Dễ rơi vào tình huống “bị ép giá”

???? Giải pháp: Luôn chuẩn bị phương án B cho các hạng mục quan trọng.

❌ 5. Thiếu người kiểm soát chi phí tại hiện trường

Trong ngày diễn ra sự kiện, nếu không có người theo dõi và phê duyệt chi phí:

• Các khoản phát sinh sẽ liên tục xảy ra
• Không ai chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách

???? Hậu quả:

• Chi tiêu vượt kế hoạch
• Khó tổng kết và đánh giá hiệu quả sau sự kiện

???? Giải pháp: Phân công rõ người chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí và duyệt mọi khoản chi phát sinh.

✅ KẾT LUẬN

Chi phí sự kiện “đội giá” không phải do may rủi, mà phần lớn đến từ những sai lầm trong quá trình chuẩn bị và quản lý.

???? Tránh sai lầm = Tiết kiệm chi phí hiệu quả
???? Làm đúng ngay từ đầu = Tối ưu ngân sách & đảm bảo chất lượng sự kiện

???? THÔNG TIN LIÊN HỆ

161 Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

???? Địa chỉ: 496 Phạm Văn Thuận - P. Tam Hiệp - T. Đồng Nai
???? Email: [email protected]
???? Hotline: 0913 789 898 – 0949 461 250
???? Website: tochucsukien161.com